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Dossiers et documents parentaux

Fini les pochettes de photocopies le matin du tournoi : le module Dossiers collecte en ligne les autorisations et documents de chaque joueur (autorisation de soins, autorisation de participation, droit à l'image, et tes propres documents). Les parents remplissent et signent depuis leur téléphone, tu suis et valides tout depuis la page Dossiers du tournoi.

Activer et configurer le module​

La page Dossiers (barre latérale du tournoi) est réservée au propriétaire. Dans l'onglet Configuration :

  1. Active le module et fixe une date limite de dépôt.
  2. Choisis les documents demandés parmi les trois formulaires intégrés :
    • Autorisation de soins
    • Autorisation de participation
    • Droit à l'image
  3. Ajoute si besoin tes documents personnalisés : un nom, ton modèle PDF, et qui doit le fournir (par joueur ou par équipe, par exemple une attestation d'assurance du club).

Une case décochée signifie que le document n'est jamais proposé aux familles. Si tu la recoche plus tard, les soumissions déjà reçues réapparaissent.

Feuille d'équipe requise

Les documents par joueur s'appuient sur l'effectif déclaré par les clubs : l'option "Feuille de match" (effectif) doit être activée dans les réglages du tournoi. Voir Feuilles de match.

Modèle verrouillé

Le modèle PDF d'un document personnalisé est remplaçable tant que personne n'a rien déposé. Dès le premier dépôt, il est verrouillé pour garantir que tout le monde remplit la même version.

Le parcours côté clubs et parents​

Tout passe par des liens sécurisés, sans création de compte pour les familles.

1. Le responsable d'équipe reçoit son lien​

Envoie le lien du dossier au responsable de chaque équipe :

  • Automatiquement : le lien apparaît sur la page d'invitation du club, dans un bloc "Documents à fournir".
  • Manuellement : bouton "Envoyer le lien" dans le détail de l'équipe (utile pour les équipes créées sans invitation).
  • Dans l'app mobile : les responsables d'équipe retrouvent une carte Dossiers sur l'accueil du tournoi.

2. Le responsable fait remplir son équipe​

Depuis son espace, le responsable voit l'état de chaque joueur et peut :

  • Partager le lien de l'équipe (dans le groupe WhatsApp de l'équipe, par exemple) : chaque parent ou joueur choisit son joueur dans la liste et remplit son dossier.
  • Déléguer par email à un parent précis.
  • Remplir lui-même pour un joueur.

3. Le parent (ou le joueur majeur) remplit et signe​

Le parcours est pensé pour le téléphone : quelques écrans, une question "Qui remplit ?" (parent ou joueur majeur, avec des formulaires adaptés), les documents demandés, puis une signature manuscrite unique au doigt qui couvre l'ensemble. Un téléphone d'urgence distinct de celui du signataire est demandé.

Bonus : l'auto-inscription des joueurs​

Dans les paramètres d'inscription (page Invitations), tu peux autoriser les joueurs à s'inscrire eux-mêmes à l'effectif : sur le lien d'équipe partagé, un bouton "Ajouter mon joueur" permet à un parent d'ajouter directement son enfant (nom, prénom, date de naissance) puis d'enchaîner sur le dossier. Deux façons de constituer un effectif : le responsable saisit tout, ou chacun s'inscrit.

Suivre et valider les dossiers​

L'onglet principal de la page Dossiers liste les équipes avec leur avancement. Une pastille dans la barre latérale t'indique le nombre de pièces à valider, et les équipes concernées remontent en tête de liste.

Pour chaque pièce reçue, tu peux voir le document, le valider ou le rejeter avec un motif (le rejet reste possible même après validation en cas d'erreur). Les emails automatiques tiennent tout le monde informé : le responsable est prévenu quand un joueur a tout transmis et quand son équipe est entièrement validée.

Relances automatiques​

À l'approche de la date limite, Easy Comp relance automatiquement les responsables des équipes incomplètes (J-14, J-7 et J-2), avec le détail des pièces manquantes. Les liens restent valables au moins jusqu'au lendemain de la date limite, et jusqu'à 7 jours après la fin du tournoi.

Le jour J : la vue urgence​

En cas de blessure, la vue urgence te donne accès immédiat aux informations de soins et aux téléphones d'urgence d'un joueur. Chaque consultation est journalisée : ces données ne sont accessibles que quand c'est nécessaire, et ça se voit.

Confidentialité et RGPD​

  • Les documents sont stockés sur un espace privé et sécurisé (aucun lien public).
  • Les données de santé sont chiffrées.
  • 30 jours après le tournoi, tous les dossiers sont automatiquement supprimés. Tu es prévenu par email une semaine avant, avec la possibilité d'exporter ce dont tu as besoin.

Et après ?​

Les effectifs déclarés alimentent les feuilles de match et les compositions. Pour encaisser les frais d'inscription en ligne, voir Paiements HelloAsso.