Invitation par lien
Plutôt que de saisir toutes les équipes à la main, tu peux envoyer une invitation par email à un club. Le contact reçoit un lien personnalisé et inscrit lui-même ses équipes dans ton tournoi.
Cette fonctionnalité se trouve sous Invitations dans la barre latérale du tournoi (ou onglet Inscriptions dans Paramètres).
Créer des invitations
Clique sur "Nouvelle invitation" pour ouvrir la fenêtre. Tu peux créer plusieurs invitations d'un coup.
Champs par invitation
| Champ | Description |
|---|---|
| Email du contact | Adresse à laquelle le lien sera envoyé (validation @ obligatoire) |
| Nom du contact | Personne ou club destinataire (2 caractères minimum) |
| Type | "Invitation" ou "Direct" (voir ci-dessous) |
| Catégories autorisées | Cases à cocher : laisse vide pour autoriser toutes les catégories |
| Nombre max d'équipes | Laisse vide pour ne pas plafonner |
Type "Invitation" vs "Direct"
- Invitation : le contact saisit lui-même les noms de ses équipes et précise combien par catégorie. Idéal pour un club qui amène plusieurs équipes.
- Direct : tu sélectionnes l'équipe pré-existante que tu veux inviter. Le contact n'a plus qu'à confirmer.
Si tu envoies plusieurs invitations en un seul lot, active "Paramètres communs" pour appliquer les mêmes contraintes (catégories autorisées, max équipes) à toutes les entrées.
Une fois ton tournoi démarré, seul le type "Direct" est disponible (les équipes doivent déjà exister). Un bandeau te le rappelle dans la fenêtre.
Côté contact : que reçoit-il ?
Le contact reçoit un email avec un lien du type https://easy-comp.app/tournament-invitation/<token>.
- Sur mobile : le lien tente d'ouvrir l'app Easy Comp si elle est installée, sinon il bascule sur la version web après 1,5 seconde.
- Sur ordinateur : page web directement.
Selon le type d'invitation, le contact :
- Invitation : saisit le nom de son club, choisit le nombre d'équipes par catégorie. Les noms sont auto-générés ("Club X 1, 2, 3..."), il peut les ajuster.
- Direct : voit l'équipe pré-renseignée et confirme.
Il clique sur "Accepter et s'inscrire" ou "Décliner" (avec une raison optionnelle).
Si les paiements HelloAsso sont actifs avec paiement obligatoire, le contact d'une invitation de type "Invitation" paie ses frais d'inscription au moment d'accepter (bouton "Payer avec HelloAsso", ou "Payer plus tard" si tu as configuré un délai). Les invitations de type "Direct" court-circuitent le paiement : l'équipe est inscrite sans payer - un rappel s'affiche dans la fenêtre de création si le paiement obligatoire est actif.
Suivi des invitations
La page affiche les compteurs en haut :
- En attente : invitation envoyée mais pas encore traitée
- Acceptées : équipes inscrites
- Refusées : décliné, raison visible au survol du tag
- Équipes inscrites : total cumulé
Actions disponibles sur chaque invitation :
| Statut | Actions |
|---|---|
| En attente | Modifier, Renvoyer, Annuler |
| Acceptée | (lecture seule) |
| Refusée | Supprimer |
| Annulée | Supprimer |
Annuler garde une trace (statut "Annulée"). Supprimer efface définitivement l'enregistrement - utile pour nettoyer une invitation envoyée par erreur.
Paramètres d'inscription
Depuis le bouton "Paramètres" de cette page (modale "Paramètres des inscriptions"), tu peux configurer :
Ouverture globale
- Inscriptions ouvertes (interrupteur) : si désactivé, tous les liens d'invitation envoyés affichent "Inscriptions fermées" et bloquent toute nouvelle acceptation. Utile à l'approche de la deadline.
Tu peux aussi fixer une date limite d'inscription (fermeture automatique en fin de journée, invitations comprises) - elle se règle sur la page Paiements, onglet Règles.
Limites par catégorie
Pour chaque catégorie, définis un nombre maximum d'équipes acceptées :
- Par défaut, illimité (affiché ∞).
- Décrémente avec le bouton − pour fixer une limite (ex. 8 équipes maximum en +35).
Quand une catégorie atteint son quota, les contacts qui tentent de l'ajouter à leur acceptation voient "Catégorie complète" et ne peuvent plus incrémenter. Avec les paiements HelloAsso, ces quotas alimentent aussi la liste d'attente des inscriptions publiques.
Le contact voit en temps réel l'encart "Places disponibles" (X/max) sur la page d'acceptation, ce qui crée un effet de "premier arrivé, premier servi".
Et après ?
Si tu actives l'option Feuille de match obligatoire (page Options), tes équipes inscrites devront ensuite remplir leur composition - voir Feuilles de match.
L'envoi automatique de la demande de feuille de match par email aux contacts est inclus à partir de l'offre Essentiel.