Inscription publique et paiement
Quand les paiements HelloAsso sont configurés, tes clubs peuvent s'inscrire et payer en ligne - soit via ton lien public d'inscription (inscriptions spontanées), soit en acceptant une invitation par email. Cette page décrit ce que vivent tes clubs, pour que tu saches exactement quoi leur annoncer.
Le formulaire d'inscription
Le lien public (easy-comp.app/tournament-register/..., copiable depuis l'onglet Règles de la page Paiements) ouvre un formulaire sans compte requis :
- Ton club : nom du club (sert de nom d'équipe par défaut).
- Responsable d'équipe : nom, email, téléphone. Pré-remplis si le visiteur est connecté à easy comp'.
- Tes équipes : un compteur d'équipes par catégorie. Dès 2 équipes, les noms auto-générés ("Mon Club 1", "Mon Club 2"…) deviennent modifiables.
À côté de chaque catégorie avec quota, le club voit les places restantes ("3 places restantes sur 8"), "Complet", ou le badge "Liste d'attente". Une catégorie pleine sans liste d'attente disparaît du formulaire.
S'il y a plusieurs tarifs sur une catégorie, le club choisit le sien dans une liste déroulante (le prix est affiché par équipe). Les options payantes apparaissent sous les catégories : les options "par équipe" suivent automatiquement le nombre d'équipes, les autres se choisissent à la quantité.
Le récapitulatif affiche le total à régler, et si tu as configuré un délai de paiement : "Tu n'es pas obligé de payer tout de suite : ta place est réservée pendant X jours et un lien de paiement t'est envoyé par email."
Si une candidature existe déjà pour le même club/email, une modale "Une candidature existe déjà" demande confirmation avant d'envoyer une nouvelle candidature.
Via une invitation par email, le parcours est le même, avec le nom et l'email verrouillés sur ceux de l'invitation. Les invitations de type "Direct" ne passent jamais par le paiement.
Payer avec HelloAsso
Le club paie via le bouton officiel "Payer avec HelloAsso" (paiement carte sécurisé). Sur la page HelloAsso, il peut laisser une contribution volontaire à HelloAsso - c'est leur modèle solidaire, ton association touche 100 % du montant.
Au retour, easy comp' vérifie le paiement directement auprès de HelloAsso (jamais sur la simple bonne foi de l'URL de retour) :
- "Paiement confirmé !" : les équipes sont inscrites et apparaissent automatiquement dans ton tableau sportif.
- Paiement interrompu ou en attente : la candidature reste payable ; si le paiement a bien été fait, il est confirmé automatiquement en quelques minutes (email à la clé).
Payer plus tard
Si tu as configuré un délai de paiement, le club peut cliquer "Payer plus tard" : sa candidature est enregistrée, ses places sont réservées jusqu'à l'échéance, et il reçoit par email un lien pour payer quand il veut. Tes relances automatiques (mi-délai, J-7, J-1) partent depuis ce même réglage. Passé l'échéance sans paiement, la candidature est refusée automatiquement et les places se libèrent.
Liste d'attente
Si une des catégories demandées est complète (et que la liste d'attente est activée), toute la candidature part en liste d'attente : rien à payer. Quand tu promeus la candidature, le club reçoit un email avec le lien de paiement et son délai redémarre.
La page de suivi du club
Chaque candidature a une page de statut permanente, accessible par le lien reçu par email (aucun compte requis). Le club y retrouve selon l'état : le bouton de paiement, "J'ai déjà payé, vérifier à nouveau", et les boutons d'annulation.
Les URLs de paiement HelloAsso expirent en 15 minutes. La page de suivi régénère un lien frais à chaque clic - c'est elle qu'il faut mettre en favori, pas la page HelloAsso.
Après paiement, un compte easy comp' est proposé (jamais obligatoire pour s'inscrire ou payer - il le devient pour gérer les feuilles de match). Sur la feuille de match du club (page d'invitation acceptée), un bloc "Mon inscription" rappelle le statut ("Payée", "En attente de paiement (à régler avant le…)", "Sur liste d'attente"…) avec le bouton "Payer ou gérer mon inscription". Les tournois où un utilisateur est engagé remontent aussi en tête de son tableau de bord (filtre Participation).
Annuler côté club
Deux cas bien distincts :
- Avant paiement (liste d'attente ou candidature en attente) : le club clique "Annuler ma candidature" - annulation immédiate, places libérées aussitôt, sans intervention de ta part.
- Après paiement (équipes au tableau) : le club envoie une demande d'annulation - totale ou limitée à certaines équipes, avec un motif facultatif. Tu es prévenu par email et c'est toi qui trancheras (retrait des équipes, remboursement via ton admin HelloAsso). Voir Suivi des candidatures.
Le club suit sa demande sur sa page de statut ("envoyée à l'organisateur le…", puis "traitée le…, X € remboursés"). Une inscription annulée masque tous les blocs de gestion de sa feuille de match (compositions, notifications…) : seul le statut reste visible.
Les emails automatiques
Tes clubs reçoivent automatiquement, selon les cas : la confirmation de candidature avec le lien de paiement, les relances avant échéance, l'email de bascule depuis la liste d'attente, la confirmation de paiement, l'avis d'expiration, et les emails d'annulation/remboursement. Toi, tu es notifié des nouvelles inscriptions, des demandes d'annulation et des places libérées - détail sur Suivi des candidatures.