Suivi des candidatures
Quand les paiements HelloAsso sont actifs, la page Inscriptions (barre latérale du tournoi) affiche, sous le bloc invitations, le suivi complet de tes candidatures et paiements.
Candidatures et paiements
Trois totaux en tête de bloc :
- Encaissé (vert) : somme des inscriptions payées, diminuée des remboursements partiels que tu as déclarés.
- En attente de paiement (jaune) : somme des candidatures pas encore réglées.
- En liste d'attente (bleu) : nombre de candidatures en attente d'une place.
Le tableau liste les candidatures avec date, club/contact, nombre d'équipes, montant et statut. Chaque ligne se déplie pour le détail : équipes avec catégorie et tarif choisi, options prises, numéro d'ordre HelloAsso (à retrouver dans l'admin HelloAsso de ton association), payeur, date de paiement, et le motif d'annulation éventuel.
Le lien "Exporter CSV" télécharge candidatures.csv (séparateur point-virgule, s'ouvre directement dans Excel) avec toutes les candidatures, liste d'attente comprise.
Les statuts
| Badge | Signification |
|---|---|
| Payé | Paiement encaissé, équipes au tableau |
| En attente | Candidature en attente de paiement (échéance affichée dessous) |
| En retard de paiement | Échéance dépassée (uniquement en mode paiement non obligatoire : la candidature reste payable) |
| Liste d'attente | En attente d'une place (tableau dédié au-dessus) |
| Expiré | Délai de paiement écoulé, candidature refusée automatiquement, places libérées |
| Échoué | Paiement non abouti |
| Refusée | Annulée avant paiement (par toi ou par le club) |
| Annulée, à rembourser | Inscription payée puis annulée - remboursement à faire dans ton admin HelloAsso |
| Remboursée | Remboursement marqué fait |
Le cycle de vie d'une candidature
Les relances automatiques et l'expiration ne concernent que le mode « paiement obligatoire » ; en mode non obligatoire, une candidature impayée reste ouverte (badge En retard de paiement).
Gérer la liste d'attente
Le tableau Liste d'attente (affiché dès qu'une candidature y figure) propose sur chaque ligne :
- "Basculer dans le tournoi" : s'il y a un paiement à faire, le club reçoit l'email avec le lien de paiement et son délai redémarre ; sinon les équipes sont inscrites directement.
- "Refuser" : clôt la candidature.
Si la catégorie est pleine au moment de la bascule, une modale te propose de forcer : le quota sera dépassé et c'est toi qui gères le surplus (agrandir la catégorie ou libérer des places).
Quand une candidature qui réservait des places expire alors que ta liste d'attente n'est pas vide, tu reçois un email "place libérée" pour penser à basculer la candidature suivante.
Demandes d'annulation
Quand un club demande l'annulation d'une inscription payée, tu reçois un email et sa ligne passe en surbrillance rouge avec le périmètre demandé : "Annulation demandée le … pour Équipe A uniquement" ou "(toute l'inscription)". Le motif du club est dans la ligne dépliée.
Deux chemins selon le périmètre :
- Demande partielle (certaines équipes) : retire toi-même ces équipes du tableau sportif, rembourse leur part depuis ton admin HelloAsso, puis clique "Marquer la demande traitée". Tu peux y déclarer le montant remboursé : il est déduit du total Encaissé et affiché sur la ligne ("dont X € remboursés"). L'inscription reste active pour les autres équipes.
- Demande totale : "Annuler l'inscription" passe la ligne en "Annulée, à rembourser". Fais le remboursement dans ton admin HelloAsso, puis "Marquer remboursée".
Le retrait des équipes du tableau sportif et le remboursement HelloAsso restent des gestes manuels - les modales te les rappellent. Pour recomposer proprement les poules et le planning après un retrait, utilise l'assistant désistement. Le club est notifié par email à chaque clôture (demande traitée, inscription annulée, remboursement effectué).
Une candidature non payée (en attente ou liste d'attente) s'annule d'un clic "Annuler" / "Refuser", sans remboursement à gérer - le club peut aussi le faire lui-même depuis sa page de suivi.
Paramètres des inscriptions
Le bouton "Paramètres" en haut de la page Inscriptions ouvre la modale "Paramètres des inscriptions" :
- Inscriptions ouvertes (interrupteur) : ferme/ouvre toutes les inscriptions du tournoi.
- Limites par catégorie : le nombre max d'équipes par catégorie (∞ par défaut). C'est le seul endroit où se règlent les quotas - la page Paiements les affiche en lecture seule.
La date limite d'inscription se règle quant à elle sur la page Paiements, onglet Règles.
Les emails que tu reçois
En tant qu'organisateur, tu es notifié automatiquement par email pour : chaque nouvelle inscription (payée, gratuite ou en attente de paiement), chaque demande d'annulation, chaque place libérée avec liste d'attente non vide, et la validation de ton association par HelloAsso.